UWAGA! Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia Ci komfortu przy przeglądaniu serwisu i korzystania z dostępnych usług. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Możesz w dowolnym momencie zmienić ustawienia przeglądarki decydujące o sposobie ich użycia.

Dowiedz się więcej o polityce cookies.Zamknij

Jak zmniejszyć ryzyko związane z wdrożeniem systemu ERP na przykładzie Sage X3

2017-12-04


Wdrożenie systemu ERP to dla organizacji strategiczna zmiana. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że 50 do 80% wdrożeń rozwiązań IT dla biznesu kończy się niepowodzeniem, znaczenia nabiera kwestia zabezpieczenia firmy przed fiaskiem projektu. Doskonałym zabezpieczeniem może być system Sage X3. Jak to zrobić i na co zwracać uwagę przy implementacji ERP?

 

Dla firm, które już wykorzystują ERP, oczywiste jest, że bez tego systemu prowadzenie biznesu jest niemożliwe. Z kolei dla organizacji, które po okresie rozwoju dojrzały do wdrożenia pierwszego zintegrowanego rozwiązania, ERP jest jednym z niezbędnych środków, które w kolejnych latach mają je wynieść na jeszcze wyższy poziom. W obu przypadkach projekt wdrożeniowy obarczony jest dużym ryzykiem. Jak zatem je zniwelować?

 

1.    Dobrze określ potrzebę

O ile względnie łatwo jest określić potrzeby w stosunku do prostych aplikacji czy rozwiązań, w przypadku systemu ERP mówimy o oczekiwaniach szerokiej grupy użytkowników – poczynając od kadry zarządzającej, przez szefów pionów, po pracowników operacyjnych w różnych obszarach działania firmy. Najczęściej potrzeby te nie są spójne, a niekiedy mogą być wzajemnie sprzeczne. Jeśli system ma rzeczywiście wspierać firmę w jej rozwoju, nie może być wdrażany pod kątem oczekiwań wybranych użytkowników – niezależnie od tego, czy jest to sam zarząd czy grupa skupiona wokół inicjatora projektu (np. CIO). Dlatego na etapie formułowania potrzeb ważne jest spełnienie dwóch warunków:

  • współpraca w organizacji dla właściwego określenia oczekiwań – zarówno między działami firmy, jak i w jej hierarchii (w pionach między managerem a użytkownikami operacyjnymi) – o zespole projektowym piszemy nieco dalej,
  • współpraca z dostawcą systemu już na etapie analizy wstępnej przed wdrożeniem.

Szczególnie istotne wydaje się zaproszenie dostawcy ERP do rozmów o doprecyzowaniu potrzeb. Na tym etapie liczy się doświadczenie dostawcy, projekty zrealizowane w firmach  podobnych pod względem skali, charakteru wyzwań czy branży. Dostawca powinien mieć kompetencje, które pozwalają przełożyć oczekiwania użytkowników na rezultaty biznesowe oraz specyfikację funkcjonalną systemu. Takim rozwiązaniem jest Sage X3.

 

2.    Stwórz interdyscyplinarny zespół wdrożeniowy

To jeden z czynników (choć wcale nie gwarant) zwiększających szanse na staranne rozpoznanie potrzeb użytkowników reprezentujących całą organizację. Dlaczego zespół powinien być interdyscyplinarny? Ponieważ organizacja to struktura złożona i do oceny potrzeb, ryzyka oraz celów biznesowych nie wystarczy jeden specjalista. W zespole powinien być ktoś, kto pełni rolę przywódcy technologicznego – osoba z działu IT – jednak nie powinna ona zdominować pozostałych osób, które troszczą się o to, by przyszłe rozwiązanie wspierało funkcje biznesowe. A zatem w zespole powinni być specjaliści rozumiejący biznes we wszystkich obszarach, zidentyfikowani z firmą, otwarci na współpracę zarówno z zarządem, z pracownikami operacyjnymi, jak i z dostawcą systemu. Grupa ta powinna współpracować z zespołem wdrożeniowym powołanym przez dostawcę. Właśnie taką metodą pracuje się przy wdrażaniu sytemu Sage X3.

 

3.    Zainwestuj w analizę przed wdrożeniem

Jednym z elementów ryzyka w projektach ERP jest przekonanie kadry zarządzającej lub inicjatora projektu o samodzielnej możliwości określenia potrzeb całej firmy. Postawy „ja wiem najlepiej, co jest słuszne i wiem, jak ma działać system” zazwyczaj nie wieńczy sukces. Jest ona tym bardziej zgubna, im większy i bardziej złożony jest projekt. Dostawca systemu nie powinien akceptować takiej sytuacji, by wdrażać system bez dokonania analizy przedsiębiorstwa, jedynie na podstawie przekonań i scenariusza opracowanego przez klienta, nawet jeśli scenariusz ten nakreśli samodzielnie zespół wdrożeniowy klienta. Analiza wykonana przez dostawcę jest szansą na optymalizację firmy przy okazji wdrożenia ERP. Wchodzi bowiem głęboko w procesy biznesowe, konfrontując stan obecny, z prezentowaną przez firmę wizją, oczekiwaniami i celami biznesowymi. Właśnie na tym etapie bezcenne jest doświadczenie dostawcy, które wykorzystane mądrze przyniesie firmie znaczne oszczędności – na etapie wdrożenia i później, kiedy przez lata będzie użytkować optymalne, efektywne rozwiązanie. Dlatego warto korzystać z usług sprawdzonych i doświadczonych dostawców, jakim jest dostawca Sage X3. 

 

4.    Zainwestuj w zarządzanie zmianą

Jak już wspomniano, wdrożenie ERP to strategiczna zmiana, do której organizację należy odpowiednio przygotować – ze wszystkimi cechami charakterystycznymi dla zarządzania zmianą, czyli fazami wyparcia i oporu, które pojawiają się na początku. Tu kluczową sprawą jest poparcie projektu przez kadrę zarządzającą oraz zadbanie o profesjonalną komunikację wewnętrzną w ramach projektu. Warto pamiętać, że również na etapie zarządzania zmianą, kiedy w grę wchodzą kompetencje miękkie, bardzo pomocny może być dostawca wspierający proces zmiany.

 

5.    Wybierz metodykę – najlepszą dla Twojej firmy

Dostawcy systemów ERP zazwyczaj proponują własne i sprawdzone metody prowadzenia projektów. Warto pamiętać, że obecnie inżynieria IT dysponuje naprawdę szerokim wachlarzem możliwości, które można dopasować do potrzeb i sytuacji konkretnej firmy. Trudno generalizować w zakresie doboru metody wdrażania ERP, ważne jest jednak, by wybierać te, które w jak najmniejszym stopniu destabilizują organizację. Tak właśnie dzieje się przy implementacji systemu Sage X3.

Równie ważne jest tempo projektu: jak szybko w trakcie projektu można wykorzystywać kolejne zakresy funkcjonalne (a przy okazji testować, szkolić i wspierać adaptację użytkowników). Dla obu stron atrakcyjne wydają się metodyki zwinne (AGILE), które są zaprzeczeniem tradycyjnych metod wdrożeniowych, przy których organizacja czekała całe miesiące na gotowe rozwiązanie.

 

6.    Nie wdrażaj po kosztach

Oszczędzanie na bieżących wydatkach i szukanie najtańszych rozwiązań to pułapka. Oczywistą potrzebę redukcji kosztów rozumie chyba każdy, niemniej w przypadku wdrożeń złożonych systemów tanio zazwyczaj oznacza kłopoty. Żadne oszczędności osiągnięte z tytułu strategii „róbmy po kosztach” nie zrównoważą późniejszych strat wynikających z nieefektywności systemu, niezbędnych poprawek, większego poziomu ryzyka operacyjnego i błędów. Pamiętaj, że usilne redukowanie kosztów negatywnie wpływa na pozostałe trzy czynniki sukcesu projektu: czas realizacji, ryzyko oraz jakość.

 

7.    Pamiętaj o elastyczności. Twoja firma nie działa w próżni, a rynek nigdy nie utrzymuje status quo

Jedną z częstych pułapek zespołów wdrożeniowych jest nadmierna koncentracja na tu i teraz. Oczywiście, ważne jest to, by użytkować system, który spełnia obecne oczekiwania. Jednak w przypadku ERP, który w firmie jest rdzeniem infrastruktury IT, niemniej ważne jest to, jaką funkcję będzie on pełnił za rok, dwa czy pięć lat. System musi być wpisany w strategię rozwoju firmy, a niekiedy wykraczać poza nią, dając przede wszystkim możliwości obsługi procesów biznesowych w przypadku ekspansji rynkowej, znacznego przyrostu przetwarzanych danych, rozwoju kanałów dystrybucji czy dywersyfikacji. Dlatego tak ważne jest zapewnienie firmie elastycznego środowiska, które utrzyma wydajność i zdolność wspierania biznesu w przypadku szybkiego jego rozwoju, a w przypadku redukcji firmy nie będzie nadmiarowe w stosunku do potrzeb i pozwoli np. zredukować koszty utrzymana rozwiązania. Elastyczność, jak i dopasowanie dostawcy do oczekiwań klienta w przypadku zmieniających się wymagań biznesowych, powinno się analizować na etapie wyboru systemu.

 

8.    Dokonuj roztropnych wyborów – patrz na doświadczenie i siłę dostawcy

Mając powyższe na uwadze nieco łatwiej jest powiedzieć: Wybieraj mądrze! Na etapie wyboru jednym z kluczowych aspektów pozabudżetowych jest doświadczenie dostawcy. Sprawdź, jakie i ile podobnych projektów dostawca zrealizował. Czy zapewni odpowiednie zasoby do realizacji projektu. Jakie ma warunki utrzymania systemu i jego rozwoju w przypadku ewolucji potrzeb. Czy dostawca jest firmą stabilną i czy oferowany przez niego system będzie w przyszłości rozwijany. Na jakich zasadach system jest aktualizowany pod kątem zmieniających się przepisów, systemów operacyjnych czy baz danych. W jaki sposób system można integrować z innymi rozwiązaniami. Ile czasu może trwać wdrożenie i jakie wsparcia merytoryczne można uzyskać w trakcie wdrożenia. W jaki sposób dokonana zostanie migracja danych do nowego rozwiązania. Jakie są możliwości definiowania opieki po wdrożeniu systemu. Wyjaśnienie wszystkich tych kwestii przed dokonaniem wyboru pozwoli zredukować ryzyko i zwiększy szanse na wdrożenie rozwiązania, które będzie wspierać całą firmę i wszystkich użytkowników. Doświadczenie i stabilny system Sage X3 pozwoli na bezproblemowe i bezpieczne wprowadzenie zmiany w firmie.

 

Please wait