UWAGA! Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia Ci komfortu przy przeglądaniu serwisu i korzystania z dostępnych usług. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Możesz w dowolnym momencie zmienić ustawienia przeglądarki decydujące o sposobie ich użycia.

Dowiedz się więcej o polityce cookies.Zamknij

Nowe deklaracje i druki ZUS od 1 stycznia 2019

2018-09-21


Zmiana przepisów dotycząca skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych wpłynie istotnie na zakres informacji przekazywanych co miesiąc przez przedsiębiorców do ZUS. Nowe przepisy wpływają na składane deklaracje i wymagają istotnych zmian w programach płacowych. Oprócz rozszerzenia zakresu danych w dotychczasowych drukach zostaną również wdrożone zupełnie nowe formularze.

 

Jakie druki ulegną zmianie:

 

  • nowy zakres danych w ZUS DRA i ZUS ZWUA,
  • nowy zakres danych w Informacji miesięcznej i Informacji rocznej,
  • nowy miesięczny raport imienny ZUS RPA o przychodach oraz szczególnych okresach pracy,
  • nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA dotyczące pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

 

Wprowadzenie zmian w formularzach będzie wymagało dostosowania programów kadrowo–płacowych, ponieważ przedsiębiorcy będą zobowiązani przekazywać do ZUS większą ilość informacji. Poza tym ZUS zapowiada wdrożenie nowej wersji programu Płatnik.

 

Jakie dodatkowe dane będą przekazywane przez pracodawcę do ZUS?

 

Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek będą zobowiązani do przekazywania do ZUS wszystkich informacji niezbędnych do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.

 

Nowy formularz ZUS RPA będzie zawierał dodatkowe informacje dotyczące przychodów jako uzupełnienie podstawowych raportów miesięcznych. Nie będzie przekazywany za każdy miesiąc, a jedynie za okresy, w których wystąpi:

 

  • przychód wypłacony w danym miesiącu, ale dotyczący innego roku kalendarzowego – np. wypłata w kwietniu 2019 r. trzynastej pensji za rok 2018,
  • wypłata, obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub świadczeń związanych z macierzyństwem, elementu wynagrodzenia, jak np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

 

Druk ZUS ZWUA będzie dodatkowo zawierał:

  • dane o dacie i trybie rozwiązania umowy o pracę,
  • podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  • informację, z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana.

 

Kogo będą dotyczyć nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA?

 

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowych przepisów. Krótsza archiwizacja będzie też możliwa w odniesieniu do pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jednak tylko pod warunkiem złożenia do ZUS dwóch nowych druków:

 

  1. oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW – jest to deklaracja pracodawcy zobowiązująca do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
    • Przekazanie danych pracowniczych do ZUS musi dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie – jest to warunek konieczny do skorzystania z możliwości przeniesienia danych pracowniczych do ZUS.
    • Nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW.
    • Wycofanie oświadczenia będzie możliwe tylko do dnia złożenia pierwszego raportu ZUS RIA.
  2. raport Informacyjny ZUS RIA – zakres danych przedstawionych w tym raporcie będzie umożliwiał ZUS przyznanie świadczeń bez przekazywania dodatkowej dokumentacji ze strony pracodawcy.
  3. Raporty ZUS RIA muszą być przekazane w ciągu roku od złożenia oświadczenia ZUS OSW, jeśli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia lub wraz z wyrejestrowaniem na dokumencie ZUS ZWUA, jeśli pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.
  4. Terminowe złożenie raportów jest warunkiem zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Niedopełnienie tego warunku oznacza dla pracodawcy obowiązek przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.
  5. Pracodawca będzie również zobowiązany przekazać zwalnianemu pracownikowi raport ZUS RIA w wersji papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

 

Jakie dane będzie zawierać raport ZUS RIA?

 

  • Wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
  • Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
  • Okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
  • Datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, a także informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
  • Informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy lub ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

 

Nowa wersja programu Płatnik i aktualizacja portalu PUE ZUS

 

Program Płatnik zostanie zaktualizowany o nowe formularze i druki. Dodatkowo zostaną wprowadzone słowniki pomagające wypełnić nowe formularze we właściwy sposób oraz systemy weryfikacji, które będą sygnalizować błędy już na etapie przygotowywania druków. Zostanie również wprowadzony komunikat przypominający przedsiębiorcy o zbliżającym się terminie złożenia dokumentu ZUS RIA.

 

Profil płatnika na portalu PUE ZUS ułatwi kontrolowanie procesu składania nowych druków ZUS OSW i ZUS RIA. Płatnik będzie miał możliwość monitorowania listy ubezpieczonych, za których zostały złożone druki ZUS RIA, oraz listy ubezpieczonych, za których druki jeszcze nie zostały złożone.

 

Jak przygotować firmę do zmiany?

 

  • Wprowadzenie znacznie szerszego zakresu danych przekazywanych do ZUS i nowych formularzy wymaga dostosowania programu płacowego w zakresie generowania nowych formularzy i transferu niezbędnych danych do programu Płatnik.
  • Program powinien móc przygotować wykaz pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. w celu przygotowania raportów ZUS RIA.
  • Niezbędne jest również przeanalizowanie zakresu danych wprowadzonych w programie płacowym pod kątem informacji koniecznych do przekazania w raporcie ZUS RIA oraz w raportach składanych za wszystkich pracowników od stycznia 2019 r.

 

Termin wejścia w życie

 

Nowe deklaracje ZUS wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. wraz z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

 

ZUS obecnie przygotowuje akcję informacyjną mającą na celu rozpowszechnienie informacji dotyczących dużych zmian w raportowaniu danych pracowników przez przedsiębiorstwa.



Źródło: Sage.com.pl

Please wait